Les développements Gefi sont quasiment terminés et nous débutons une série de communications sur le sujet de la facturation électronique.
Ces communications seront reprises, en back Office, dans la FAQ Facturation électronique de Gefi.
Merci de lire attentivement toutes les communications qui vous seront adressées.
En cas de question sur la facturation électronique, merci de privilégier l’adresse nouveaugefi@cci-paris-idf.fr et de les centraliser par cci, en indiquant en objet le nom de votre cci.
Remplissez dès maintenant en fiche cci ce champ pour indiquer si votre cci est soumise
-à la TVA sur les débits ou
-à la TVA sur les encaissements
Ce champ obligatoire qui existait sous forme de texte a été converti, quand cela était possible, en une valeur numérique.
Lorsque nous vous donnerons le feu vert, il vous faudra vérifier qu’il est bien rempli ou le modifier .
Renseignez vous,dès maintenant, auprès de votre comptabilité pour savoir si vous disposez d’un code routage pour votre service.
Si c’est le cas, dès que nous vous donnerons le feu vert, il vous suffira d’ouvrir votre fiche cci et cliquer sur Enregistrer en haut, pour récupérer ce code tel qu’il figure dans l’annuaire de l’Etat.
Si votre cci possède plusieurs codes, il vous faudra, lorsque nous vous donnerons le feu vert, choisir en fiche cci, le bon code.
La mention « établissement public administratif » figurera désormais en haut des pdf des factures.
Lorsque nous vous donnerons le feu vert et si votre cci revêt une autre forme juridique, il vous faudra la modifier, dans les Informations générales de la fiche cci
-Les pdf des factures resteront disponibles dans les mêmes conditions qu’actuellement et le contenu affiché sera quasiment inchangé. Une mention précisera sur le pdf « Si vous relevez de la facturation électronique, ce document sera également mis à disposition sur votre plateforme agréée ».
-Ils seront désormais, en revanche, au format Facture X : il s’agit du pdf habituel dans lequel une pièce jointe XML est incluse :
Ce fichier est toujours à votre disposition et son contenu est inchangé
Pour bien aider vos clients, il est important de comprendre le circuit que suivront les factures au format Facture-X.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA figurent dans un annuaire que l’état met à notre disposition.
Par ailleurs, ces entreprises assujetties souscrivent à une plateforme agrée dans laquelle elles définissent :
- leur « adresse électronique de facturation ». Cette notion n’a rien à avoir avec une adresse postale ou un email.
-cette adresse peut contenir dans sa partie finale un suffixe choisi par l’entreprise (libellé)
Ces informations sont transmises dans l’annuaire de l’Etat par les plateformes agrées.
Dans Gefi, lorsque le client envoie sa commande (ou bien ajoute/modifie le champ « adresse de facturation » dans « Mes adresses » ) l’annuaire de l’état est désormais interrogé, à partir du siret de facturation présent dans Gefi .
Gefi rapatrie, alors, le champ suffixe (s’il existe dans l’annuaire) dans le nouveau champ Suffixe de Gefi. Si le client avait renseigné plusieurs champs suffixes sur sa plateforme agrée, alors Gefi lui demande d’effectuer un choix entre tous les suffixes.
A chaque paiement de facture comptant (ou de génération de facture mensuelle) dans GEFI, l’annuaire de l’état est de nouveau interrogé à partir du siret de facturation indiqué dans Gefi et si le suffixe stocké initialement dans Gefi n’existe plus dans l’annuaire de l’état, il est remplacé par celui présent dans l’annuaire (en cas de suffixe multiple dans l’annuaire c’est le premier qui est retenu).
Ces nouvelles informations (suffixe et « adresse électronique de facturation ») ne figurent pas en affichage sur le pdf des factures Gefi (mais sont bien présentes dans la pièce jointe du pdf).
Le projet de Reforme de la Facturation électronique impose, pour les cci, que c’est l’Etat qui délivre, désormais, la facture Gefi au client (cf ci-dessous)
Si votre DSI fait le choix de récupérer ces fichiers de factures à partir de Gefi (et non à partir de votre outil comptable), elle doit venir chercher les factures Gefi (fichiers E invoicing et e E reporting) et les déposer dans Chorus.
Ce dépôt a 2 finalités :
-adresser au client final Gefi sa facture au format Facture-X, via sa plateforme agréée
-adresser à l’Etat les données qui lui permettront de contrôler la TVA
Si le client n’a pas encore souscrit de plateforme déclarée dans l’annuaire de l’Etat, alors le dépôt sur Chorus ne servira qu’au transfert de la facture vers l’état et le client ne recevra pas sa facture via ce canal. Gefi ,en revanche, transmettra bien la facture dans les conditions habituelles.
Il en sera, par ailleurs, toujours ainsi pour les particuliers ou les entités non assujettis à la tva (certaines associations etc).
Les factures GEFI à destination des entités déclarées « entités publiques » dans l’annuaire de l’Etat ne seront pas dans les fichiers E invoicing et E reporting .
Chaque cci doit continuer à les déposer manuellement sur Chorus, dans les mêmes conditions qu’actuellement.
Gefi ,en revanche, transmettra bien la facture dans les conditions habituelles.
Si votre cci a fait les choix suivants :
- TVA sur encaissement ET
- récupération du fichier e reporting à partir de Gefi
Alors il est impératif , à partir du 1 er septembre, que vous enregistriez les paiements dans Gefi au fur et à mesure que vous les recevez (option Commandes/Toutes pour les comptant et Facturation/ factures mensuelles à payer pour les mensuelles). Dans le cas contraire, cela pourrait être considéré, par l’Etat, comme un défaut de déclaration de TVA.
Lorsque nous vous donnerons le feu vert :
Afin que votre DSI puisse se connecter à Gefi pour récupérer les fichiers de E invoicing et E reporting il faut qu’elle dispose d’une clé Api (une sorte d’identifiant et mot de passe).
Pour ce faire, l Admin local doit générer cette clé dans le menu Facturation/ Clé Api.
En cliquant sur Nouveau, indiquer :
Dans Nom : le nom de votre cci
Dans adresse email de notification :a minima 2 adresses, c’est-à-dire l’adresse mail de l’administrateur local Gefi de votre cci suivie de , et de l adresse de l’informaticien qui utilisera la clé :
Ex tata@gmail.com,toto@gmail.com
Ces destinataires seront prévenus automatiquement à l’expiration de la clé (au bout d’un an donc) de la nécessité de la renouveler, ce pour des raisons de sécurité.
Attention lors de l’enregistrement de la clé dans l’écran ci-dessous :
-un identifiant client est généré
-un code « secret » est affiché dans l’écran. Pour des raisons de sécurité ce code n’apparait qu’une seule fois, n oubliez pas de le copier/Coller
Transmettez ensuite à votre DSi cette clé API c’est-à-dire :
-l’identifiant client
-le secret
Ecran Gefi pour créer la clé API :
L’authentification se fait avec le protocole oAuth2, flux client crédenciales : Client Credentials - OAuth 2.0 Simplified
Ensuite, il faut utiliser le bearer token à chaque appel de l’API.
Le "secret" a une validité d’une année maximum, les administrateurs locaux pourront en générer un nouveau et/ou révoquer un existant si besoin dans GEFI.
Les échanges se font en HTTPS.
Sont disponibles :
- un module (dit E invoicing) pour exporter toutes les factures d’une journée et
-un module (dit E reporting) pour exporter , sur une plage de dates, toutes les transactions financières consolidées de GEFI à destination des non assujettis à la tva (particuliers etc) ou des entités non encore présentes dans l’annuaire de l’Etat.
Le zip E reporting contient 4 fichiers distincts correspondant aux 4 flux 10.1 à 10.4 demandés par l’Etat. Cette dissociation vous permettra de concaténer ces flux avec les flux de vos autres applicatifs.
L'API GEFI est disponible à cette URL : https://www.formalites-export.com
L'appel du module e-Invocing :
{{BaseUrl}}/api/e-invoicing?date=AAAA-MM-JJ
L'appel du module e-Reporting :
{{BaseUrl}}/api/e-reporting/zip?from= AAAA-MM-JJ &to= AAAA-MM-JJ
L’API aura plusieurs codes de retour :