La certification matérielle de signature (également désignée sous le terme “ Légalisation ”) est une mesure administrative qui vise à authentifier un acte par la reconnaissance de la signature figurant sur celui-ci. Cela revient à attester que la signature figurant sur l’acte est authentique et est bien celle de la personne désignée comme ayant signé le document.
Les Chambres de Commerce et d’Industrie sont habilitées à légaliser les documents commerciaux, établis sous seing privé, et destinés à être produits à l’étranger.
Attention : les Chambres de Commerce et d’Industrie ne sont pas habilitées à légaliser les signatures des personnes appartenant à des organismes publics. Elles peuvent en revanche légaliser la signature du représentant d’une entité privée (exportateur) qui contresigne un document public.
Opérations concernées : exportations définitives de la France (ou de l’Union européenne) vers les pays exigeant un document légalisé, documents privés devant être présentés à l’étranger ;
Attention :
Le document doit être en rapport avec une opération commerciale ;
Il doit être émis par une entité privé française (le SIRET doit apparaître sur le document) ;
Les CCI ne légalisent que les documents émanant d’entreprises de leur circonscription ;
Le document soit être établi sous seing privé ; il ne doit pas émaner d’un organisme public ;
Le document doit être destiné à être produit à l’étranger ;
Pour les documents rédigés en langue étrangère, il peut être demandé une traduction. Le principe est que l’agent qui vise le document doit comprendre la langue utilisée.
Pour les documents qui seront présentés ensuite au bureau des légalisations du Ministère des affaires étrangères une traduction par un traducteur assermenté sera exigée quelle que soit la langue employée (sauf pour l’anglais si le document est rédigé dans les deux langues).
Astuce : Optez pour le dépôt de signature, un moyen sécurisé et qui vous permet pour vos légalisations futures de ne pas produire la pièce d’identité du signataire à chaque demande.